【お客様の声】メールで送付されるPDF発注書処理の自動化で時短とヒューマンエラー防止に成功

要件	内容
実施したこと	PDF発注書の転記処理自動化
具体的な効果	1時間/月の工数削減とヒューマンエラー未然防止

お客様のお悩み

美容用品を店舗に卸す事業を営まれているE社様は、商品の受注をメールで受けていらっしゃいます。

メールに付加されたPDFファイルを確認し、注文内容を確認したり、月ごとの売れ行きをまとめたりする作業に時間を取られているとお悩みでした。

これまでどのぐらい時間がかかっていたか

受注件数にもよりますが、これまでは、月に約12時間の工数を割いていたとのこと。

具体的に実施したこと（施策）

今回は、メールアカウントを監視し、受注に関するメールが届いた場合にはPDF発注書をダウンロードして処理を行うフローを構築しました。

PDFファイルの内容を読み取った後は、PDFファイルから情報を抽出して整形します。そして、売上をまとめる処理とお客様へ返信するメールのテンプレートを作成する処理を実施します。

今回の施策でこだわったところ

今回の施策でこだわったポイントは、PDFファイルの読み取りと整形です。

今回、送信されるPDF発注書のフォーマットは一つのパターンに統一されていませんでした。そのため、柔軟に情報を抽出して整形する必要があります。

PDFファイルのOCR読み取り(画像として読み込んで情報抽出)は、必ずしも100％の精度で実施できるとは限りません。

つまり、なるべく高い精度で柔軟に読み取る工夫とエラーを検知することが求められたため、そのニーズを満たすフローを構築しました。

施策の効果

自動化処理を構築したことで、処理作業は1時間の時短に繋がったと連絡を受けております。

また、今回のケースでは、属人的な作業を仕組み化することができた点において大きな効果があると考えます。

今回実装したシステムに追加で機能を付加することで、さらに大きな効果が得られると期待されます。

お客様からの感想

ご提案およびご対応につきまして、非常に良い印象を受けました。ご説明も大変わかりやすく、安心して進めることができました。

さらに、オンラインでの希望条件に沿って構築いただき、メールでは伝わりにくい部分まで丁寧にご対応いただいたことで、課題がすべて解消されました。