短時間のビジネスプレゼンに向けてA4用紙1枚の資料を作りたいあなた、必見です！
今回は、プレゼン資料をA4用紙1枚で作成する手順とコツ・注意点をお伝えします。事例やテンプレートの情報もまとめました。
この記事を読めば資料の作成イメージがわいて、すぐに取り掛かることができます！
実はA4用紙1枚のプレゼン資料は、誰でも簡単に作成できて、効果的なプレゼンができますよ。
ビジネスウーマン限られたスペースの中で提案を効果的にまとめるには、どのようにしたら良いのか学びましょう！
プレゼン資料をA4用紙1枚にまとめるメリット
プレゼン資料をA4用紙1枚にまとめると、プレゼンされる側・プレゼンする側どちらにもメリットがあります。
- 情報量が絞られるため、プレゼンされた側が情報を一目で把握でき、内容を理解しやすくなるから
- プレゼンする側も説明内容をブラッシュアップできて、無駄な作成時間も減らすことができるから
例えば、短時間のプレゼンでわかりやすく要点を伝えたい時や、新規のお客様へ読みやすい資料として送付したい時などに、A4用紙1枚にまとまったプレゼン資料は便利です。
ビジネスマンわかりやすく作りやすい、一石二鳥のメリットを活かしましょう！
A4用紙1枚分のプレゼン資料作成の手順
この章では、効率的にA4用紙1枚のプレゼン資料を作成する方法を紹介します。手順は以下の通りです！
まずは素材集めから。信頼できる情報源から、情報収集を行いましょう。
収集した全ての情報を資料に落とし込むべきではありません。本当に必要なことは何なのかを見極めるために整理しましょう。
情報をさらに伝わりやすくするためには、レイアウトや装飾などのデザインが重要です。
順を追って進めると、簡単にA4用紙1枚のプレゼン資料を作成できます。
ワンポイント兄難しく考えることはありません！一緒にやってみましょう！
手順① 作成準備をする
いきなり、A4サイズのキャンバスに情報を並べるのは避けましょう。なぜならば、作成を進める上で修正や掲載する情報に変更が発生する可能性があるからです。
何度も同じような箇所を修正するのは非効率です！そのためにも作成前の準備を行います。
マーケティング分析や情報収集をする
資料の内容をいきなり書き始める前に、マーケティング分析で根拠情報を集めておきましょう。
詳しい人マーケティング分析とは、一言で表現すると「何に価値があるのかを知ること」です！ニーズが無ければいくら綺麗にまとめても意味がありません！
根拠情報に基づいていることで、提案内容の説得力が増します。また、どこを重点的に伝えると良いのかが把握でき、限られた資料スペースを有効活用できます。
プレゼンの趣旨にそって、以下の情報をあらかじめ整理しておきましょう。
- 提案の背景
- 最も伝えたい内容
- 紹介する内容の根拠情報
分析に裏打ちされた情報を集めることで、わかりやすさと提案密度が両立した資料が目指せます。
ビジネスウーマンA4一枚の資料は、スペースの有効活用が必須！
ファイル形式を決める
資料のファイル形式もあらかじめ決めておくと、作成作業の手戻りが防げます。
一旦作成してから形式を変えると情報の入れ直しが発生し、作成時間が無駄になってしまうからです。
提出先によっては、ファイル形式が決まっている場合もあります。
WordやPowerPointなど、Office系のソフトでないと先方が閲覧できない場合もあるので、注意が必要です。逆に、先方にOffice系のソフトが入っていない場合には閲覧できないため、PDFなどでお渡しするなどの配慮をしましょう。
社内でプレゼン資料のテンプレートがあるなら、対応したソフトで作成すると時間節約になるでしょう。
自由に作成できるなら、PowerPointやCanvaなど、無料のテンプレートが手に入りやすいファイル形式がおすすめです。
文章や画像・図表素材が集まって作成作業に入れるタイミングまでに、提出先や作業効率をふまえてファイル形式を決めましょう。
ビジネスマンその資料をどのように活用するのかを考えて、ファイル形式を選ぼう！
手順② 提案の要素を整理する
分析と情報収集が完了したら、資料を作成する目的やターゲットなどを明確にする作業を行います。目的とターゲットを決めることで、情報の密度やデザイン、コンセプトなどをはっきりさせることができます。
目的・ターゲット・メッセージを明確にする
目的・ターゲット・メッセージの3点が明確な資料は、相手が納得しやすく、作成もスムーズです。
目的・ターゲット・メッセージを明確にする中で、1回のプレゼンで伝えきれるボリュームになっているか、確認できます。
もし総合的な提案内容なら、広く浅い資料を無理やり制作するのではなく、テーマごとにまとめた方が質の高い資料を作成できるケースもあります。
以下の視点で、目的やターゲット、メッセージを明確にすることを意識しておきましょう。
- A4一枚の資料を作る目的を明確にしたいなら
-
- 提案のテーマ
- 期待する結果
- A4一枚の資料を見せるターゲットを明確にしたいなら
-
- 提案の対象者
- 対象者のニーズ・特性
- 対象者にとってほしい行動
- A4一枚の資料で伝えたいメッセージを明確にしたいなら
-
- 資料内で最も伝えたいこと
- プレゼンに対する想い
明確になった目的・ターゲット・メッセージは、作成時に意識しておくと、内容が一貫したプレゼン資料が完成します。
ワンポイント兄プレゼン資料は「とりあえず作ってみよう！」は御法度！
戦略的に順を追って制作することで質の高いコンテンツを効率的に制作することができるよ！
必要な要素を洗い出す
目的・ターゲット・メッセージにもとづいて、プレゼンに必要な要素を洗い出しましょう。
要素を洗い出すことで、プレゼンの流れや資料に盛り込む素材の準備が整います。
以下のポイントで要素を洗い出すとスムーズです。
- タイトル
-
この資料で伝えることがひと目で伝わるように明示します
- 背景・課題
-
提案の必要性を提示して納得してもらい、資料全体を読み進めてもらうためのパートです
- メリット
-
根拠にもとづいて相手を説得できるか、事例など相手がイメージできる情報はないか、提案のメリットを最大限に伝える情報をそろえます
- デメリット
-
相手がメリットと比較して検討できるか、解決策も含めて提示できているか、確認しながら情報をそろえます
- 進行スケジュールと予算
-
相手が承認できるか確認しながら情報をそろえます
- アクションプラン
-
実行に向けたタスクや分担なども提示し、承認後の進め方を示します
この時点では、まだA4用紙1枚のスペースを考慮せず、プレゼンで伝えられる要素が全て揃えばクリアです。
詳しい人複数の作業を一度に行おうとせずに、一つずつクリアしていくことが成功のポイントよ！
構成をつくる
洗い出した要素をもとに、プレゼン資料の構成をつくりましょう。構成を作るとは、相手に伝える順番と伝える内容を決めることです。
プレゼンは、相手に説明や提案に納得してもらうことがゴールです。A4用紙1枚の中に、相手の知りたい範囲や判断材料を順を追って盛り込めるよう、構成する必要があります。
プレゼンの目的によって、以下のような構成例が考えられます。
- 企画提案の場合
- 背景
- 目的
- 提案内容
- スケジュール
- 実施体制
- 実施にあたっての課題
- 報告・改善提案の場合
- 問題の報告
- 課題分析
- 原因の絞りこみ
- 対策の提案
プレゼン資料全体を通して主張が通りやすいか、相手が疑問に思う点や判断に迷う点はないか、伝えられた側の目線もふまえて構成を固めましょう。
ビジネスウーマン構成に正解があるわけではありませんが、テンプレートのような型は存在します！
プレゼン資料の構成については以下のサイトの参考になりますよ！
手順③ わかりやすくレイアウトする
A4一枚の資料を作る目的やターゲットを明確にして、情報の整理が完了したら、いよいよ制作に移ります。この節を通して、分かりやすくレイアウトする方法を学びましょう！
情報のメリハリをつける
資料の掲載情報にはメリハリをつけて、特に強調したい点を目立たせるのがおすすめです。
A4用紙1枚の資料は、掲載する情報密度が高くなります。提案された相手が資料を見たとき、ひと目見て要点が伝わるほうが判断がしやすく、親切です。
特に強調したいのは、企画提案ならコンセプトやアイデア、改善提案なら課題や改善策などです。
強調したい情報の優先度を高くし、資料内でのスペースを広く取ったり、文字のサイズや太さ・背景色を変えたりして目立たせましょう。
情報の強弱があると伝えたいメッセージがわかりやすく、説明もしやすくなります。
ビジネスマン「たくさんの情報が掲載されている方が親切！」ではないことに注意が必要です！！！！（重要）
ビジュアル表現を活用する
プレゼン資料の全てを文字で表現せず、ビジュアル表現に置き換えられるところがないか検討しましょう。
ビジュアル表現は文字に比べてわかりやすく、印象的に伝わるからです。
ビジュアル表現とは具体的に以下のようなものがあります。
- グラフ
- 図解
- 写真
- イラスト
- ピクトグラム
- アイコン
- インフォグラフィック
説明内容をわかりやすく伝えたいところや、印象的に伝えたいところに活用できないか、検討してみましょう。
インフォグラフィックとは、情報をわかりやすいように整理した上で、デザイン性高くレイアウトされたコンテンツのことです！イケてるスライド研究所では、インフォグラフィック制作に強みを持っています！
図解パターンを活用する
ビジュアル表現の中でも、図解はA4用紙1枚のプレゼン資料を作るときに便利です。
図解は、限られたスペースで効率的に情報がまとまります。また、相手がひと目見て内容を理解しやすくなります。説明の解釈違いも起こりにくく、プレゼンでの意見交換もスムーズになるのではないでしょうか。
表現したい内容によって、以下の図解パターンがあります。
| 図解やグラフの種類 | どんな時に使える？ |
|---|---|
| マトリクス（表） | いくつかの切り口をもとにして、要素を分けて整理する |
| マッピング | 縦軸・横軸に判断軸をおいて、相関関係などを示す |
| グラフ | 数値データがある際に、相関関係や増減などを示す |
| ベン図（集合図） | 2つ以上の要素がある際に、重なりや集合を比較分析 |
| ツリー | 階層構造になっている要素を整理して示す（ロジックツリーなど） |
| ピラミッド | 階層構造で、上段が少なく下段が多い関係性を示す |
| コリレーション（相関関係） | 2つ以上の変数の相関関係を示す（原因と結果など） |
| フロー | 手順や段階を示す（AIDMA・AISAS・AARRRなどのフレームワーク） |
| サイクル | 手順が一周するような一連の流れを示す（PDCAサイクルなど） |
長い文章や複雑な内容は、図解におきかえてみましょう。資料作成ソフトのひな形を活用すれば、簡単に作成できます。
ワンポイント兄図解の制作はイケスラにお任せくださいー！
A4用紙1枚のプレゼン資料の事例集（テンプレもあるよ！）
この章では、A4用紙1枚で作られたプレゼン資料の事例を紹介します。
以下の3種類を紹介しますので、作成イメージをつかんでみてください。
- イベント企画
- 商品企画
- 調査レポート
詳しい人テンプレも活用してみよう！
イベント企画
シンプルなA4縦型のイベント企画書です。必要事項が端的な文章で記載され、企画の全容が伝わります。テーマの絞られたイベントの企画に、充分な内容が網羅されています。
イメージ画像の配置場所が決まっており、スッキリとしたレイアウトです。
ビジネスウーマンワクワクさせるような内容を盛り込もう！
商品企画
白 青 シンプル 新商品企画書 ビジネス用提案書（Canva）
こちらもシンプルなA4縦型の商品企画書です。もっとも目立たせたい商品名に色帯を活用し、文字サイズを大きく冒頭に配置して、印象を強めています。
特徴やターゲットユーザーなどの項目は箇条書きで、ひとつひとつの事項が検討しやすい形式です。余白にはイメージ画像やイラストなども入れられるでしょう。
ビジネスマン何を誰にどのように売るのかが明確に伝わる方がいいね！
調査レポート
調査レポートは、2種類を紹介します。
白 ビジネス 競合調査 マーケティングレポート（Canva）
競合店舗の調査結果をまとめたレポートです。評価項目が一覧表になっており、各項目の評価点と理由が記載されたわかりやすい内容です。評点は数字ですが、星印の数などでも表現できそうです。最後に総合評価を大きく記載し、結論が読み取りやすい調査レポートになっています。
食品インフォグラフィックポスター（以上PowerPoint）
データや主張をインフォグラフィックで伝えるレポートです。ポスター用のフォーマットですが、A4サイズに出力しても十分見やすいレイアウトです。テクノロジ・水・食品といったテーマを思い起こさせる色使い、伝えたい数値の強調、アイコンやグラフなどで直感的に情報を伝えるビジュアルなど、内容を印象的に伝えられる調査レポートになっています。
ワンポイント兄調査レポートは事実と意見をはっきりと区別することがポイントだよ
A4用紙1枚のプレゼン資料 テンプレートサイト3選
この章では、A4用紙1枚のプレゼン資料を作るときに使える、無料のテンプレートサイトを3つ紹介します。
テンプレートを活用すると、構成のひな形をアレンジするところから始められるので効率的です。作りたい資料の目的にあうテンプレートを探す時、参考にしてください。
詳しい人重要なのは、相手にプレゼン内容が刺さること！
自分で一から作ったからといって、そのこだわりまで評価してもらえるかどうかは別であることに注意しましょう。
Canva
インターネットのブラウザ上で操作できるテンプレートサイトです。無料版でも企画書・プレゼンテーションのテンプレートが活用でき、A4用紙1枚のテンプレートも検索で見つかります。
Canvaに登録されている画像やアイコンを資料内で活用できるため、ビジュアル素材の用意が難しい場合にも便利です。
［文書］テンプレートの無料ダウンロード
Word・Excel形式のA4用紙1枚テンプレートをダウンロードできます。「企画書・提案書（企画提案書）」のカテゴリに営業企画書・業務改善提案書などテーマごとのテンプレートがあり、作成したい内容に合わせて選べます。
特にOfficeソフト形式で提出が求められる際に便利です。
bizocean書式テンプレ
Wordのほか、Googleドキュメント形式のA4用紙1枚プレゼン資料テンプレートが探せます。例文がテンプレートに入っているパターンもあり、書き方を参考にしたい場合も便利です。
A4用紙1枚のプレゼン資料を作成する上での注意点
A4用紙1枚のプレゼン資料を作成する際には気をつけなければならないこともあります。
A4用紙1枚で表現することならではのメリットを活かすには、以下3点の注意点を意識して制作に取り掛かるようにしましょう！
ビジネスウーマンせっかくのプレゼンの機会を無駄にしないように気をつけよう！
資料をA4用紙1枚にすることが目的になっていないか
例えばプレゼン時間が長めに取られており、詳細まで説明が求められているプレゼンなら、複数枚のスライドを用意してストーリーを伝えきるほうが効果的かもしれません。
1枚にこだわる必要があるか、プレゼンの目的を確認しましょう。
不要な内容まで含んでいないか
1枚の資料に収めるためには、情報量の調整が必要です。
最も伝えたい内容や大切な情報が抜けてしまわないよう、プレゼンの目的や流れを十分に吟味して1枚に収めましょう。
プレゼンしたいストーリーが十分に伝わっているか
A4用紙1枚の中に情報を詰め込みすぎると、読みづらい資料になってしまいます。プレゼンの大筋と直接関連しない情報は添付資料に移し、必要に応じて見てもらう方法もあります。
ビジネスマンご紹介した注意点は、作成の前や作成中に気をつけておくようにしましょう！
まとめ：A4用紙1枚のプレゼン資料でわかりやすく伝える！
今回は、A4用紙1枚のプレゼン資料を作成する手順とコツをお伝えしました。
A4用紙1枚のプレゼン資料は、ひと目見ただけで情報がわかりやすく、短時間で内容を伝えられるため、相手に負担がかかりにくい点がメリットです。プレゼンする側にとっても、情報を整理して絞り込んでいるため、説明しやすい点がメリットです。
作成準備・提案要素の整理・レイアウトの順で、効率的に資料作成ができます。紹介した事例やテンプレートサイトも役に立つでしょう。
また、A4用紙1枚ならではの注意点はあらかじめ押さえておきましょう。
プレゼンの成功に向けて、ぜひA4用紙1枚の資料作成にチャレンジしてみてください。
イケてるスライド研究所では、A4用紙一枚でのプレゼン資料作成についても承っております！内容の整理はもちろん、相手に伝わりやすい言葉選びなどを意識して制作を行いますので、ぜひ一度お問い合わせください！
