「パワポやエクセルで、データ分析を入れたプレゼン資料を作りたい」
データ分析結果をプレゼン資料に盛り込む時、どのようにまとめると相手に伝わりやすく、説得力が増すのでしょうか。
今回はプレゼンでのデータ分析の見せ方やまとめ方のポイントを解説します。データ分析を盛り込んだ資料の作成手順もまとめました。
ワンポイント兄この記事を読めば、データ分析結果を効果的に使ったプレゼン資料が作れます。
結論からお伝えすると、データ分析結果を盛り込んだわかりやすいプレゼンなら、提案の説得力が大きくアップしますよ。
データ分析の結果が伝わるプレゼン資料の前提
データの分析結果は、プレゼンで説得力をアップさせる大切な要素です。
データ分析結果があると、聞き手はより納得しながらプレゼンのストーリーを理解できます。
聞き手の納得度を高めるには、以下の2つがポイントです。
- 誰を動かすか
- どう動かすか
プレゼンする相手にどうアクションしてほしいかを考えて、必要なデータ分析結果をプレゼン資料に盛り込みましょう。
データ分析の結果が伝わるプレゼン資料づくり5つのポイント
データ分析の結果が伝わるプレゼン資料を作るには、次の5つのポイントに気を付けましょう。
- 軸となるメッセージと構成を決める
- データを集める
- データを分析する
- データの正確性を検証する
- データをビジュアル化する
プレゼン資料作りのプロセスに、データ分析を組み込むと効率的に進められます。順番に詳しく解説します。
1.軸となるメッセージと構成を決める
まずはプレゼンの軸となるメッセージと構成から決めます。
目的を設定せずにデータ集めから始めると、必要のない分析をしてしまったり、何を調べればよいのかわからなくなってしまったり、時間も労力も無駄になりかねません。
プレゼンで聞き手を動かすために、データ分析から何を示したいかを最初に考えておきましょう。
以下の構成なら、データ分析結果を効果的に活かすことができます。
- 導入
- メインメッセージ
- メインメッセージを補完するデータ（グラフやチャート、インフォグラフィック）
- 結論とアクションプランの提示
上記の型にそって構成をつくると、聞き手に伝えるメッセージやストーリーが明確になります。作成した構成は目次にもなるため、合わせて目次も整えておきましょう。
2.データを集める
次に必要なデータを集めます。
プレゼンで伝えたいメッセージやストーリーにそって、具体例や根拠を示せるデータを集めましょう。
データの集め方には以下3つのコツがあります。
| データの集め方のコツ | 背景 |
|---|---|
| 信頼性の高いデータを集める | インターネットの調査では特に、様々なデータが検索できるため信頼性の低いデータも混じる。 ＜信頼性の高いデータを検索するコツ＞ ・公共機関や研究機関が発表しているデータを探す ・ネット記事のデータは出所になっている一次情報までさかのぼって確認する |
| 収集したデータを整理する | プレゼンの内容によっては複数のデータを集めることになるため、収集したデータは話題ごと・プレゼンページごとに整理する。 ＜データ整理を効率的に行う準備＞ ・分類用のデータフォルダ ・データのURLを一覧にできるリンクリスト |
| データに不整合や誤りがないよう確認する | プレゼン内容と相反するデータや正確でないデータは、相手の誤解を招く。 ＜使用を避けたいデータ＞ ・メッセージとは異なる結果が示されている ・データの数値が誤っている |
データを集めるにつれて、プレゼンのメッセージやストーリーがより強固なものになり、信ぴょう性も増します。
3.データを分析する
ここから集めたデータを分析します。
データを提示しただけではプレゼンの聞き手にはメッセージが伝わりません。
ビジネスウーマンデータから何が言えるのか、分析によって補足しましょう。
データ分析のポイントは以下の2点です。
| データ分析のポイント | 背景 |
|---|---|
| データから読み取れる自分なりの解釈を加える | データからわかったことがプレゼンのメッセージや各論とどのようにつながるのか説明できると、相手への説得力につながる。 |
| データの中で伝えたいポイントを絞る | データ全てを均一に紹介するよりも、伝えたいポイントを絞るとより伝わりやすくなる。 ＜伝えたいポイントを絞る工夫＞ ・メッセージと関係するデータ範囲に絞る ・伝えたいメッセージに合わせた集計方法に変える |
データ分析から分かったことはメッセージの根拠になります。プレゼン資料の中でどのように伝えるかを、整理しておきましょう。
4.データの正確性を検証する
さらにデータの正確性を検証して、プレゼン資料内で示すことも大切です。
根拠や具体例として示されているデータ分析結果に間違いがなければ、プレゼンの説得力がさらにアップします。
データの正確性をアップさせるために、以下のポイントで検証してみましょう。
- データの出典を明示する
- 複数の情報源を確認して、より確証の持てるデータを利用する
- 最新データを使用する
- プレゼン全体でデータの矛盾がないか見直す
正確なデータ分析結果はプレゼン相手の納得感につながり、プレゼンする側も自信を持って内容を伝えられるようになります。
5.データをビジュアル化する
最後に、データをビジュアル化してプレゼン資料に盛り込みます。
詳しい人ビジュアル化とは、グラフやチャート、インフォグラフィックなどでデータを見やすく表現することです。
デザインに凝ったり難しいツールを使ったりしなくても、見やすく表現できるコツを以下にまとめました。
- 伝えたいポイントに合わせて、適切なグラフやチャートを選択する
- 一貫性のあるデザインに統一する
- グラフやチャートが何を示しているか伝わるように、簡潔なラベルやタイトルをつける
プレゼン資料作成のために、ビジュアル化のルールを決めてテンプレートを作っておけると、さらに効率的に作業が進められます。
エクセルやパワーポイントで相手に伝わるグラフの使い方
エクセルやパワーポイントでデータ分析結果のグラフを作成する時には、次の3つのコツがあります。
- グラフで伝えたい内容を明確にして集計する
- 適切なグラフ種類を選ぶ
- グラフのデザインは見やすさ優先で変える
3つとも、プレゼンのメッセージを相手に伝えやすくするコツです。それぞれの理由を詳しく解説します。
グラフで伝えたい内容を明確にして集計する
プレゼンでデータ分析結果をグラフで示す時には、伝えたい内容にそった集計方法を考えてグラフ種類を選びましょう。
グラフにするメリットは、相手が直感的にデータを理解できるようになることです。視覚化されると相手の記憶に残りやすく、データ分析の結果を印象付けられます。
データ分析によって何を伝えたいのか、どんな裏付けが効果的なのか、あらかじめ決めておくことが大切です。
例えば「売上」のデータ分析結果をプレゼンに盛り込む場合、伝えたい内容によって以下のように集計方法やグラフの種類が変わります。
| 伝えたい内容 | 伝えたい内容の例 | 集計方法（グラフの種類） |
|---|---|---|
| 推移 | ・過去数年間を見ると売上は増加傾向にある ・12ヶ月を見ると売上が鈍化する月がある | 棒グラフ |
| 量の差 | 店舗ごとの売上額 | |
| 相関 | 気温が下がる季節に売上が伸びる | 散布図 |
| 割合 | ・購入客の年齢分布 ・新規顧客とリピーターの比率 | 円グラフ |
伝えたい内容に沿ってグラフが選択できていると、プレゼンでより詳細な説明ができ、質疑にもわかりやすく答えられます。
グラフのデザインは見やすさ優先で変える
グラフのデザインは、見やすさが何より大切です。
エクセルではデータを指定すると簡単にグラフを作成できます。しかしデフォルトで生成されるグラフは、プレゼン資料のレイアウトには合っておらず、見にくい場合がほとんどです。
特に以下のようなグラフは、手動で見やすく調整しましょう。
- グラフエリアがせまく、伝えたいデータの表示が小さすぎてわかりにくい
- 罫線が多すぎて見にくい
- 目盛りが細かすぎ、あるいは大まかすぎて数値がわかりにくい
- 色数が多すぎて重要なデータがどれかわかりにくい
- データラベルの表示がなく数値がわかりにくい
- 凡例の文字列が途中で切れてしまっている、あるいは表示されていないためデータの内容が理解できない
メッセージがひと目で伝わるように、プレゼン資料に合わせてグラフのデザインを調整しましょう。
データ収集や分析の参考になるリンク集
データ収集や分析をする段階では、インターネットでリサーチをする場面も多いです。
昨今では、より多くの情報がインターネットに公開されるようになり、文献や専門的なリサーチツールを利用しなくてもデータ収集ができるようになりました。
信頼性の高いデータソースや効率的な検索に使えるツールを知っておくと、誰でもデータ収集や分析が可能です。
データ収集や分析に役立つサイトのリンクを2つ紹介します。
公益財団法人 統計情報研究開発センター
総務省統計局が公表・加工編集をしている統計情報データを提供しているサイトです。
人口・世帯、労働、企業活動などのジャンル別に、公的機関の調査をもとにした有償データの提供を受けられます。
ビジネスマン人口・世帯の一部データは無償でダウンロードが可能です。
また、小地域の統計データ検索・出力や、大きいCSVファイルを小さくするなど、データを手元で扱いやすくなるプログラムも無償で提供されています。
正確性の高いデータをまとまった量で利用したい、有償でも良いので正確なデータを活用して根拠を示したい、といった場合にぴったりです。
ChatGPT
ChatGPTは対話型の人工知能（AI）「生成AI」のひとつです。
ワンポイント兄ユーザ登録した上でChat GPTのサイトに質問を入力すると、応答が返ってきます。
情報の要約や資料の草稿作成に活用でき、データ分析でも集めたデータの要約や分析に活用できます。
いちから説明文章を作成したり分析したりするよりも、ChatGPTの要約から大まかな傾向がわかることで作業効率のアップに役立ちます。
ChatGPTは無料版の場合、制限される機能もありますので押さえておきましょう。
| 機能 | 有料版 | 無料版 |
|---|---|---|
| 基盤モデル | GPT-4o（無料版のモデルより高性能） | GPT-4o mini |
| 文章作成 | ◎高精度の文章作成 | ◯文章生成 |
| ブラウジング | ◯インターネット上の情報を検索・取得して文章を生成する | ×利用不可 |
ChatGPTに限らず、生成AIは、時に正確でない情報を出力することがあります。出力された情報はまるまる鵜呑みにするのではなく、必ずご自身で内容を精査するようにしてください。
データ集めや分析、ビジュアル化の作業をする最初の段階で、傾向をつかむために活用しましょう。
まとめ：データ分析を盛り込んだ資料でわかりやすさと説得力アップ
今回はプレゼンでのデータ分析の見せ方やまとめ方のポイント、データ分析を盛り込んだ資料の作成手順をまとめて解説しました。
データ分析結果をプレゼン資料に盛り込むことで、提案の説得力が大きくアップし、ビジネスの成功につながります。
ビジネスウーマンぜひ今回の記事を参考に、データ分析を盛り込んだプレゼン資料の作成に挑戦してみてください。
当サイトの運営するチームでは、プレゼンの成功につながる資料制作のノウハウを提供するとともに、作成の依頼をお受けしております。
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