プレゼン資料の目次は、見る人目線で作りましょう！
プレゼンにそもそも目次が必要なのか分からない方もいるのではないでしょうか。
今回は、プレゼン資料になぜ目次が必要なのかを解説します。目次の作りかたや発表のコツもまとめました。
この記事で学んだ方法を使えば、プレゼン資料の目次づくりに迷うことはなくなります。
結論からお伝えすると、目次の作りかたや発表のコツを知っておくと、プレゼンの成功率が簡単にアップしますよ。
ビジネスウーマン最後まで読んで、効果的な目次の作り方を学びましょう！
プレゼン資料に目次が必要な理由
プレゼン資料の目次には2つの役割があります。
- 全体像と流れを伝える
- ボリュームを伝える
この章では、プレゼン資料の目次の重要性と役割について解説します！
全体像と流れを伝える
目次は「今から何について話をするのか」を相手に伝えます。
ゴールが何か伝わると、プレゼン内容のどこにフォーカスすべきかが分かりやすくなります。
提示された相手は「何について聞けば良いのか」「XXのポイントは初見なのでじっくり聞かなければ」と聞く準備を整えられます。
ビジネスマン聞き手の集中力の緩急をコントロールしてあげることも重要だね！
ボリュームを伝える
目次を設定することでプレゼンのボリュームも伝えられます。
情報量や所要時間をつかめるため、相手の安心感につながります。
特に忙しい相手なら、プレゼン時間の所要時間は重要です。場合によっては「XXのポイントは軽い説明にして終了を前倒ししてほしい」といった希望が出るかもしれません。
お互いの時間を無駄にしないためにも、最初にボリュームが伝わることが大切です。
プレゼン資料の目次を作る手順
プレゼン資料の目次を設定する流れを以下5つのステップにまとめました。
- プレゼンのテーマと目的を導入にする
- メインパートの内容を決める
- プレゼンの結論を決める
- 導入→メインパート→結論の順で目次にまとめる
- プレゼン全体の流れを目次で確認する
目次づくりは、プレゼン全体の流れ整理にもつながります。
ワンポイント兄順番に解説します！
いきなり目次は作り始めないことがポイントです！！！！！
プレゼンのテーマと目的を明確にする
プレゼンはテーマと目的をはっきり、くっきりと明確にすることが何よりも重要です。目的がないまま走り出してしまうと何を伝えたいのか、なぜプレゼンを行なっているのかを見失ってしまうからです。
また、目的を明確にするとともに、以下のような情報についてもまとめておきましょう。
- プレゼンの背景
- プレゼン担当者の自己紹介
- プレゼンがなぜ必要なのか
- 誰が説明するのか
概要をはじめにまとめておくことで、目次を作り込んでゆく際に手間がかかりません。
詳しい人いきなり目次を作成するのはNGよ！まずは情報収集を行おう！
メインパートの内容を決める
続いては、プレゼンで伝えたいテーマと目的にそって、メインパートの内容を決めます。
主な話題ごとに、何について説明するのか整理していきましょう。
以下のポイントに気をつけると、理解しやすいプレゼンの構成になります。
- 話題の粒感はそろっているか
- 話題の順序に違和感はないか
- 論理破綻につながる話題が入っていないか
- 話題それぞれに事例や例示があり説得力があるか
それぞれの話題に見出しをつけるとメインパートの目次が完成します。
ビジネスウーマンプレゼンの肝となるコンテンツ部分だから入念に検討しよう！
プレゼンの結論を決める
続いては、結論を設定します。結論とはプレゼンの総括で、プレゼンにもとづいた提案や今後の手順を紹介して、相手に次のアクションをうながすパートになります。
以下のような具体的なアクションを提示して見出しをつけましょう。
- 自社のサービス導入を検討してほしい
- お試しプランへ申し込んでほしい
- 紹介した書籍を購入してほしい
導入と結論がつながることで説得力のあるプレゼンになります。
導入→メインパート→結論の順で目次にまとめる
ひととおり話題が整理できたら、目次にまとめていきます。
導入、メインパート、結論の順で目次にまとめます。以下の構成になります。
- メインセクションの前：プレゼンの導入や目的を示す見出し
- メインパート：各話題の見出し
- メインセクションの後：結論やまとめを示す見出し
このとき導入を「導入」、結論を「結論」と表現せずに聞き手の関心をひく見出しがつけられるとさらに効果的です。ぜひチャレンジしてみましょう！
プレゼン全体の流れを目次で確認する
最後に、全体の流れを確認します。
目次を読んだだけでプレゼン全体の流れやゴールが相手に伝わるでしょうか？
特に以下が確認ポイントです。
- 相手にわかりやすく伝わるか
- 話題の結びつきや流れに違和感はないか
- 説明内容をイメージしたとき、時間を大幅に超過しないか
ひっかかる箇所は再考して、よりよい目次に仕上げていきましょう。プレゼン内容のブラッシュアップもできます。
目次を読み上げるのはNG！発表時のコツ
プレゼン本番では目次をそのまま読み上げるのではなく、説明する方が効果的です。
目次はプレゼンの導入部です。どのようにプレゼンを進めるのか具体的に伝えて、相手に興味を持ってもらいましょう。
例えば、以下のような目次があったとします。
- プレゼン資料作成初心者の方へ解説！
- プレゼン資料作成のポイント
- プレゼン資料作成の初心者におすすめのツール紹介
- ツールごとの使い方のコツ
発表では次のように説明します。
本日のお話は、プレゼン資料の作成初心者の方に向けた解説です。
まずはプレゼン資料作成のポイントと、初心者の方におすすめのツールを紹介します。
そのあと実際の画面操作をご覧いただきながら、ツールごとに使い方のコツをお伝えします。
具体的な意図やプレゼン手法まで相手に伝えて、関心を持ってもらうのがコツです。
パワーポイントで簡単に目次を作成する方法
この章では、目次づくりのコツとして、パワーポイントを使った2つの方法を紹介します。
- アウトライン機能を使って簡単に作る
- オブジェクトを使っておしゃれに作る
どちらもパワーポイントの標準的な機能で作成できます。
ビジネスマン一緒に手を動かしながらやってみましょう！
アウトライン機能を使って簡単に作る
「アウトライン」の機能では、テキストベースのシンプルな目次が作成できます。
テキストをコピー＆ペーストする操作だけで、短時間で完了できます。特にスライド枚数が少ない場合に向いています。
【操作方法】
- パワーポイントでプレゼンスライドをあらかじめ作成しておく
- メニューから「表示」タブを選択
- 「アウトライン表示」を選択
- 画面左側に各スライドのタイトルのみがテキスト表示されるので、選択してコピー
- 白紙の目次用スライドを用意して、コピーしたテキストをペースト
これだけで各スライドのタイトルを簡単に目次に変えられます。
プレゼンスライドを作るとき、フォーマットを使って「プレースホルダー」にスライドタイトルを入れておくと「アウトライン」として表示できる仕組みです。
ワンポイント兄これは、最も簡単にできる方法だね。
オブジェクトを使っておしゃれに作る
「オブジェクト」は、よりおしゃれに目次を作成できる方法です。
見やすさを重視したい場合や、スライド枚数が多くアウトライン表示をそのまま目次に変えるのが難しい場合に向いています。
【操作方法】
- あらかじめ目次のテキストを作成しておく
- オブジェクトの作成
- ボックスを作成し、目次の数だけ複製
- 各ボックスにテキストを入力
- オブジェクトの整列
- ボックスを全選択して図形の書式設定から「整列」を選択
- 「左右中央揃え」をクリックしてボックス同士の端を揃える
- 「上下に整列」をクリックしてボックスを等間隔に並べる
以下のような目次スライドが完成します。
話題が多い場合は、カテゴリごとにまとめの見出しをつけるとよりわかりやすくなります。
詳しい人レイアウトを工夫すると、唯一無二の目次になるわね！
もっとこだわりたい！プレゼンの目次をより効果的に装飾する方法3選
作成した目次は、プレゼンや配布資料で効果的に活用できます。
- ページ番号をつける
- ハイパーリンクをつける
- 中表紙も作る
プレゼンする側も聞く側も便利になりますので、ぜひおさえておいてください。
ビジネスウーマン紙に印刷するような資料の場合には、特にページ番号が付加されているとありがたいね！
ページ番号をつける
長尺のプレゼンなら、目次にもページ番号をつけておきましょう。
プレゼン全体でどの程度のスライド枚数があるのか、あらかじめ相手に示せます。
また、ページ番号があれば、以下の場合に便利です。
- 相手が資料を見返す時、どこに戻れば良いかがわかる
- 質疑応答の際、どの見出しに飛べば良いか指定できる
このように、プレゼンのみちしるべ的な役割を果たしますのでページ番号を付加することをおすすめします！
ハイパーリンクをつける
ハイパーリンクはプレゼンファイル内で、任意ページへの移動リンクを設定できる機能です。
設定しておくと、目次から瞬時に該当ページに移動できます。
特にスライド枚数が多い場合、スクロールで目当てのページにたどり着くのは時間がかかります。目次から確実に移動できるほうが、発表者も落ち着いて操作できます。
【パワーポイントでの操作方法】
- リンクを貼りたい目次ボックスを選択
- 右クリックしてメニューから「ハイパーリンク」を選択
- 「このドキュメント」を選択
- ジャンプさせたいスライドを選択
資料をデータで配布した場合は読み手も同じ操作ができるため、見返すときに便利です。
ビジネスマン後日、PDFで配布するようなプレゼン資料だとハイパーリンクの存在はありがたいですよね！
中表紙も作る
目次と同じ見出しで中表紙もつくっておくと効果的です。中表紙とは、セクションを区切るスライドのことを指します。
長尺のプレゼンで多くの話題が登場し、「いま何について説明されているのか」わからなくなった経験はないでしょうか。
話題の切り替わりで中表紙があると、内容の区切りが伝わりやすくなります。
またプレゼンする側も話の雰囲気を切り替えやすくなるメリットがあります。
- 次の見出しを太字や色付けでハイライトする
- 他の見出しテキストは薄い色に変える
前後の見出しも薄い色で表示されていると、相手がプレゼンの流れも把握しやすくなります。
プレゼンでの目次、アジェンダ、アウトラインは同じ意味？英語での表現方法
プレゼン相手によっては、英語での説明を求められることがあるかもしれません。英語で「目次」は何と言えばよいでしょうか？
実は英語で「目次」の意味を持つ表現が複数あります。状況によって適した表現を選ぶと効果的です。
代表的な表現は以下の3つです。
- outline
-
「概要」「大筋」の意味があり、プレゼンの概要を示す表現です。内容をリスト形式でまとめたものを指します。
- agenda
-
「協議事項」「予定表」の意味があります。会議の議題をしめす時に適した表現で、課題や解決方法を話し合うプレゼンに最適です。
- contents／a table of contents
-
本や雑誌の目次、辞書の目録のように「どのページにどの内容が書いてあるか」の意味合いが強くなります。「a table of contents」は略して「contents」と表現するのが一般的です。
ぜひ、プレゼンの場面に応じて適した表現を選んでください。
まとめ：目次はプレゼンのスタートを効果的にする
今回は、プレゼン資料になぜ目次が必要なのか、目次の作りかたや発表のコツもまとめて解説しました。
目次は作りかたや発表のしかた次第で、プレゼンの成功率アップの鍵を握る導入パートです。
この記事で学んだ方法を使って、ぜひ効果的な目次づくりにチャレンジしてください。
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