よくある社内問い合わせ対応を自動化｜業務効率化モデルケース

本記事はよくある課題・相談事例をもとに再構成したモデルケースです。

1. 絶え間ない社内問い合わせ…現場が抱える課題

総務・人事・情報システムなど、各部門には日々多くの「社内問い合わせ」が寄せられています。

たとえば「勤怠システムの打刻方法は？」「社用PCのパスワードを忘れた」「備品の申請フローを教えてほしい」など、内容は多岐にわたります。

こうした問い合わせ対応は一件ごとの手間は小さく見えますが、担当者の業務時間の15〜30%を占めているケースも少なくありません。

主な課題は以下の通りです。

• 同じ質問への繰り返し対応で生産性が下がる
• 担当者が席を外していると即時回答ができない
• 問い合わせが集中する時期は他業務が圧迫される
• ナレッジが個人依存し、対応品質にバラつきが出る

特に、従業員数が増えるほど、こうした「社内のちょっとした問い合わせ対応」の負荷は見過ごせない問題となっています。

2. AI自動化でどう変わる？モデルケースの全体像

社内問い合わせ対応の自動化には、ノーコード／ローコードAIツールを活用したチャットボット導入が有効です。

専門的なプログラミング知識がなくても、既存の社内FAQやナレッジデータを活用し、短期間で運用開始が可能です。

AIチャットボット導入前の業務フロー

1. 従業員が電話やメール、社内チャットで担当者に問い合わせ
2. 担当者が都度内容を確認し、回答・対応
3. 不明点はさらに別の部署へエスカレーション
4. 対応履歴が残らず、同じ質問が繰り返される

AIチャットボット導入後の業務フロー

1. 従業員がチャットボットに問い合わせ
2. チャットボットがFAQ・マニュアルから自動回答
3. 回答できない内容のみ担当者にエスカレーション
4. 対応履歴を蓄積し、ナレッジとして自動学習

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3. 効果検証：自動化で得られる成果と変化

この自動化によってどのくらい変化があるのかをみてみましょう。

定量的な成果例

• 担当者の対応件数が月間60%削減
• 問い合わせ対応時間が平均3分→30秒に短縮
• 担当者の残業時間が月10時間減少
• 従業員満足度アンケートで「回答スピード満足」が2倍に向上

業務現場の「ビフォーアフター」

導入前

• 問い合わせが集中すると他業務に遅れが発生
• 担当者不在時は即時回答不可
• ナレッジの更新が個人任せになり属人化が進む

導入後

• チャットボットが24時間365日即時回答
• 担当者は高度な問い合わせ・業務改善に集中
• ナレッジ管理が一元化され、更新も容易に

4. なぜ今、社内問い合わせ自動化なのか？

DX推進や働き方改革が進む中、「定型業務の自動化」は待ったなしのテーマです。

AIチャットボットやノーコード/ローコード自動化ツールの普及により、「自社にAI開発人材がいなくても」「初期投資を抑えて」現場の業務改善を実現できる時代になっています。

今こそ、“ヒト”にしかできない業務へシフトするための一歩として、社内問い合わせ自動化を検討するタイミングと言えるでしょう。

5. お問い合わせチャットボットの導入検討時によくある不安・Q&A

社内のFAQやルールが頻繁に変わる場合でも運用できる？

ノーコード/ローコードツールでは、担当者自身が簡単にFAQやナレッジデータの追加・修正が可能です。特定のITスキル不要で、日常的なメンテナンスも現場主導で行えます。

AIチャットボットは誤った回答をしないの？

事前情報を参考にして回答させることで、内容の品質を担保することができます。
また、対応履歴から学習・改善できる仕組みも備わっています。不明点や個別判断が必要な内容は自動的に担当者へ引き継ぐ運用が可能です。

自動化ツール導入に大きなコストや工数はかかる？

まずは細かく始めて、徐々に規模を大きくしていくといった方法も可能です！お仕事自動化ラボと一緒に伴走しましょう！

6. 無料で個別相談受付中

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