オンライン会議の議事録自動化｜業務効率化モデルケース

本記事はよくある課題・相談事例をもとに再構成したモデルケースです。

1. 現場が抱えるオンライン会議の議事録作成の課題

近年、リモートワークやハイブリッドワークが一般化し、オンライン会議が日常業務の中心となりつつあります。

一方で、会議内容の記録や情報共有は依然として人手に依存している企業も多く、下記のような悩みが生じやすい状況です。

• 議事録作成に時間がかかる
• 記録者による抜け・漏れや主観の入り込み
• 会議後の共有や保存作業が煩雑
• 情報の一元管理ができず、後から内容を振り返りにくい

特に会議の頻度が多い部署や、複数のチームで同時に会議が進行している環境では、これらの課題が積み重なり、日々の業務負荷増大や情報伝達ミスの温床となります。

2. AI自動化でどう変わる？モデルケースの全体像

議事録作成業務にAI自動化を導入することで、これらの課題がどのように解決されるのか、実際のモデルケースを見ていきます。

導入前の業務フロー

1. 会議終了後、担当者が録音データやメモをもとに手動で議事録を作成
2. 議事録内容の確認・修正
3. 関係者への共有、クラウドやフォルダへの保存作業

上記プロセスでは、1会議あたり平均30分～1時間の追加作業が発生することもあり、担当者の負担やミスのリスクが常に付きまといます。

導入後の自動化フロー

1. 会議の音声データが自動でAIに送信
2. AIが音声認識・要約を行い、会議終了直後に議事録を自動生成
3. 指定フォルダやチャットツールに即時共有・自動保存

ノーコード／ローコードAI自動化ツールを活用することで、既存の会議ツールやクラウド環境と簡単に連携でき、特別なIT知識がなくてもすぐに運用開始できるのが特徴です。

導入による成果と数値変化

• 議事録作成にかかる時間を約80%削減（例：毎日3回の会議×月20日稼働＝年間約240時間の工数削減）
• 情報共有のスピード向上（リアルタイム共有）
• 議事録の標準化・抜け漏れリスクの低減
• 複数拠点・多人数参加でも一元管理が可能に

3. なぜ今「議事録自動化」か？業務現場が求める理由

近年はAI技術の進化により、従来は難しかった「正確な議事録生成」が、現実的なコスト・手軽さで導入可能になりました。

また、在宅勤務や多拠点展開が進む中、「誰がどこにいても同じ水準の情報共有ができる」という仕組みは、企業規模や業種を問わず重要性が増しています。

「AI自動化は大企業だけの話」と考えていた中小企業でも、低コスト・短期間で導入できるサービスの普及により、今まさに現場レベルで検討・実装が進んでいます。

4. 業務自動化サービスによる議事録自動化の導入手順

議事録自動化の導入に向けた流れを説明します！

1. 業務の洗い出し・ヒアリング

現状の会議体や議事録作成フローを可視化し、自動化できる業務範囲を明確化。

2. ノーコード/ローコードツールによるフロー設計

専門サービスが、各社の会議環境・既存システムに合わせて自動化フローを設計します。特定ツール名に依存しないため、柔軟なカスタマイズが可能です。

3. テスト運用と調整

実際の会議で自動議事録生成をテスト。必要に応じて要約精度や出力フォーマットを調整し、現場での使いやすさを重視。

4. 本格導入・定着支援

定着後も、業務フローや新たなニーズに合わせて随時カスタマイズ可能。運用中の課題や追加要望にも柔軟に対応します。

5. よくあるご質問（Q&A）

社内にIT担当者がいなくても導入できますか？

ノーコード/ローコード型の自動化ツールを活用するため、特別なITスキルは不要です。業務自動化サービスの専門スタッフがヒアリングから設計・導入までサポートします。

特定の会議ツールに依存しますか？

主要なオンライン会議サービスやクラウド環境と連携できる柔軟な設計が可能です。既存の業務フローやシステムに合わせて最適化します。

AIによる議事録の精度が不安です

最新のAIは音声認識・要約精度が大幅に向上しています。導入時に社内用語や表現の調整も行えるため、現場ニーズに即したカスタマイズが可能です。

6. まずは無料でご相談ください

導入効果や現場へのフィット感は、実際に業務フローを確認しながら最適化していくことが重要です。
個別のご相談はLINEにて無料で実施中です。

自社の現場に合う自動化プランをぜひお気軽にご相談ください。